De factuur is waarschijnlijk het belangrijkste en meest gebruikte document in je eenmanszaak of bijberoep. Toch bestaat er heel wat verwarring over wat er precies moet op staan en hoe het er allemaal moet uit zien. Daarom vind je hier een aantal factuur voorbeelden.
Elementen op een factuur
Als verkoper moet je bij elke levering van goederen of diensten een factuur afleveren. Deze factuur moet een aantal element bevatten. Dit is verplicht voor een geldige factuur. Het zijn namelijk elementen die duidelijk aangeven over exact welke verkoop het gaat en hoeveel het te betalen bedrag is.
Het gaat hier ook over de minimale elementen. In veel gevallen kan het geen kwaad om nog extra informatie te vermelden die bepaalde zaken verduidelijkt.
Van de verkoper moeten volgende zaken vermeld worden:
- De adres- en identiteitsgegevens
- Het BTW nummer
- Indien een vennootschap: ook de rechtspersoon vermelden
- Nummer van de financiële rekening van de verkoper (indien je bijvoorbeeld veel via PayPal werkt, is het ook aangeraden om dit te vermelden, kwestie van het de koper gemakkelijk te maken om te betalen)
Van de koper:
- Adres en identificatie
- BTW nummer
Deze gegevens worden opgenomen in de hoofding. Verder moet je in de hoofding ook volgende zaken vermelden:
- Het woord "factuur" om duidelijk onderscheid te maken met bv een offerte
- Een volgnummer. Dit kan je vrij kiezen, maar de nummers van al je facturen moeten steeds oplopen zonder gaten. Je mag dus niet zomaar een factuur verwijderen uit je boekhouding! Een veelgebruikte keuze is het jaartal gevolgd door een getal dat elk jaar vanaf 1 begint te lopen.
- De datum waarop de factuur werd opgesteld
- Eventueel ook datum van levering (al kan het ook nuttig zijn om dit bij de goederen zelf te vermelden, als ze bv niet allemaal op dezelfde dag werden geleverd)
Na deze onderdelen begint het overzicht van de verkochte goederen en diensten en de prijsberekening. Meer details vind je in het factuur voorbeeld hieronder. De belangrijkste voorwaarde hier is duidelijkheid. Indien je de prijsberekening niet kan maken met enkel de gegevens op de factuur, dan ontbreekt er iets.
Indien je algemene voorwaarden hanteert (bijvoorbeeld "betaling binnen 30 dagen") moeten deze ook op de factuur vermeld worden. Dit kan eventueel op de achterzijde. Houd er rekening mee dat de klant deze voorwaarden reeds moet gezien hebben voor de aankoop. Dit kan stilzwijgend, maar beter is om de algemene voorwaarden steeds te vermelden (website, offertes, bestelbonnen, etc.)
Voor een verkoop waar specifieke regels gelden, zoals de medecontractant, moet je ook steeds het betreffende artikel uit het wetboek vermelden.
Factuur voorbeeld één BTW tarief
De meeste facturen zullen gaan over verkopen waarop slechts 1 BTW tarief van toepassing is. Deze factuur is de eenvoudigste vorm.
Click op de afbeelding voor een Excel versie van de factuur.
Voorbeeld factuur meerdere BTW tarieven met horizontale layout
Deze versie van een factuur is bij uitstek geschikt als je veel werkt met verschillende BTW tarieven op één factuur. Alsook in het geval je veel gebruik maakt van handels- en financiële kortingen en kosten.
Alle kosten en kortingen worden namelijk overzichtelijk samengevat in een aparte tabel en niet vermengd met de omschrijving en prijs van de geleverde goederen of diensten.
Factuur voorbeeld meerdere BTW tarieven met verticale opmaak
De vorige vorm van facturen is heel overzichtelijk, maar misschien iets te ingewikkeld als het overgrote deel van je facturen slechts 1 BTW tarief bevatten. Voor de paar uitzonderingen kan je dan een opmaak gebruiken die dichter aanleunt bij de voorbeeld factuur met slechts één bedrag.
Conclusie
Hierboven zag je in grote lijnen de 3 meest gebruikte vormen alsook een voorbeeld factuur. Je hebt redelijk wat vrijheid, dus je kan gerust een aantal zaken nog iets anders vormgeven. Zorg er echter steeds voor dat de verplichte gegevens vermeld:
- duidelijke vermelding dat het om een factuur gaat, met haar volgnummer
- identificatie van de verkoper en koper met BTW nummer
- de manier van betalen (bv. je rekeningnummer)
- de datum van de factuur, en indien van toepassing de datum van levering
- opsomming van hoeveelheid, eenheidsprijs, totaalprijs en BTW tarief van alle verkochte goederen en diensten
- per BTW tarief het totaal te betalen BTW bedrag
- eventuele bijzondere verkoopsvoorwaarden
- de algemene verkoopsvoorwaarden (in veel gevallen op de achterkant van de factuur)
Zoals je ziet, kan je deze facturen manueel aanmaken in Excel, maar de kans op vergissingen is relatief groot. Daarom kan het gebruik van een boekhoud- of facturatie programma zoals FCTR.be heel nuttig.
