Je bent gestart met je eenmanszaak of bijberoep, je hebt je eerste klant gevonden en je eerste factuur uitgeschreven. Maar wat nu? Welke administratie moet je allemaal doen om "in orde" te zijn? In dit artikel geef ik een beknopt overzicht.
Eerst en vooral een kleine waarschuwing: Dit artikel beschrijft de minimale onderdelen van een vereenvoudigde boekhouding. Dit is de boekhouding die je moet voeren als je een bijberoep of een eenmanszaak hebt.
Voor de eenvoud ga ik er van uit dat al je geldtransacties verlopen via de rekening op naam van je zaak. Zo hoef je niet noodzakelijk een financieel dagboek bij te houden. Naar gelang van je situatie zal je mogelijk nog moeten voldoen aan een aantal andere wettelijke verplichtingen, of zal het voor jouw persoonlijk handig zijn om nog meer administratie te doen (bv opvolgen van klanten). Maar in de meeste gevallen is onderstaande voldoende.
Alhoewel het artikel boekhouden voor dummies noemt, zal je merken dat het allesbehalve evident is om het zelf uit te zoeken. Een cursus bedrijfsbeheer in avondschool is daarom altijd interessant (het kost je een beetje tijd, maar geeft je een veel beter inzicht).
Dagboeken
Op basis van de uitgaande en inkomende facturen en rekeningen moet je twee zogenaamde dagboeken bijhouden: het aankoop- en verkoopdagboek.
In beide noteer je niet alleen de totalen van de transacties, maar ook de BTW die je aangerekend of betaald hebt. Daarenboven moet je de transacties opsplitsen in categorieën.
Aankopen splits je uit op basis van het doel:
- Handelsgoederen: zaken die je aankoopt om in één of andere vorm weer door te verkopen.
- Investeringen: dit zijn grote aankopen die je zal afschrijven over verschillende jaren, bv een computer of ander duur toestel.
- Diverse & diensten: dit zijn kleinere aankopen die niet in de vorige categorieën thuis horen alsook betalingen voor diensten (bv een GSM abonnement)
Verkopen dien je op te splitsen op basis van het aangerekende BTW tarief. Het is mogelijk dat 1 verkoop meerdere tarieven bevat, dus hij kan in meerdere kolommen voorkomen.
Deze dagboeken vormen de basis voor de volgende administratieve handelingen.
BTW aangifte
Elke kwartaal moet je een BTW aangifte doen. Daarnaast is het ook aangeraden om elke maand voorschotten te storten.Deze aangifte doe je online via de site van de BTW administratie.
De aangifte doe je op basis van je dagboeken. In een goed dagboek moet je de verschillende totalen gewoon overnemen op je BTW aangifte.
De voorschotten betaal je op basis van je aangifte. Ze bedragen 1/3 van het bedrag van de vorige aangifte.
Personenbelasting
Als eenmanszaak, heb je het voordeel dat je geen belastingaangifte moet doen voor je bedrijf. Je moet echter wel deel 2 van het aangifteformulier van de personenbelasting invullen.
Ook dit doe je op basis van je dagboeken, maar je moet wel rekening houden met afschrijvingen. Dit betekent dat je de kosten van investeringen moet verdelen over het aantal jaar waarover je afschrijft. Meer hierover in een later artikel.
Deze aangifte doe je één maal per jaar, maar daarnaast kan je ook overwegen om elke kwartaal voorafbetalingen te doen. De eerste 3 jaar hoef je je hierover nog geen zorgen te maken, alsook wanneer je slechts heel beperkt winst maakt (bv een bijberoep). Ben je voltijds bezig met je eenmanszaak, dan kan je best voorafbetalingen doen. Het eenvoudigst doe je dit op basis van de resultaten van vorig jaar. Deze kan je dan bv vergelijken met hoe het dit jaar gaat om een schatting te maken.
Overzicht
Alle boekhoudkundige stappen staan nog eens opgesomd in volgende figuur. Je kan erop clicken voor een grotere versie, of je kan ook een PDF versie downloaden die je kan afdrukken.
FCTR
Maak je gebruik van FCTR, dan worden heel wat van de hierboven beschreven administratieve taken automatisch voor jouw gedaan.
Op het moment dat je een nieuwe factuur uitschrijft voor een klant, komt deze automatisch in je verkoopdagboek en in de BTW aangifte van dat kwartaal.
Ontvang je een factuur voor een aankoop, dan kan je die één maal invoeren en komt ze in je aankoopdagboek en je BTW aangifte. Er is geen extra werk nodig.
Je houdt steeds het overzicht op 1 plaats en je bespaart heel wat tijd doordat je zelf niets moet uitrekenen.
